Le service en ligne national ViaTrajectoire parcours « Personnes âgées », destiné à faciliter l’orientation et les demandes d’admission des personnes âgées ou leurs aidants, en structures d’hébergement (USLD, EHPAD, EHPA1*), devient accessible aux patients, familles et professionnels de santé de La Réunion à compter de juin 2024. L’Agence Régionale de Santé (ARS) La Réunion pilote le déploiement de ce service sur le territoire, en lien avec le Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) TESIS et le Conseil Départemental.

Recherches facilitées, demande dématérialisée, gain de temps : les avantages de ce service sont nombreux pour les familles et les professionnels de santé

• Gain de temps : un dossier unique pour toutes vos demandes
• Service sécurisé : un accès en ligne gratuit et confidentiel
• Démarches simplifiées : un annuaire des établissements d'hébergements à La Réunion

Jusqu’à aujourd’hui, les personnes âgées et leur entourage (famille, aidant) complètent à la main le dossier d’admission en établissement d’hébergement, avec l’aide de leur médecin traitant pour le volet médical et le volet autonomie. Ils le photocopie en plusieurs exemplaires, puis adressent les formulaires à chaque établissement sollicité. Le suivi se fait par courrier et téléphone.

Avec le site Via Trajectoire, la procédure est dématérialisée : les personnes peuvent s’informer directement sur les structures d’hébergement des personnes âgées de La Réunion et effectuer et suivre leur demande en ligne.

Elles peuvent désormais utiliser ViaTrajectoire pour :

• consulter l’annuaire détaillé des structures à La Réunion
• faire la recherche d’établissements par critères géographiques, financiers, médicaux, et de confort
• effectuer une demande d’inscription en ligne
• transmettre son dossier à son médecin traitant en ligne
• échanger directement avec les établissements.

Grâce à la dématérialisation des demandes, le lien entre les usagers, les différents acteurs et les structures est plus facile, rapide et fiable avec :

• la gestion et l'envoi des demandes d’admission de manière électronique
   
• le tableau de suivi des réponses mis à jour en temps réel qui donne à chacun (usagers/aidants, structures d’hébergement, médecins traitant) un état des lieux de l’avancement des dossiers.

Via Trajectoire comporte également une rubrique parcours « Personnes en situation de handicap » : ouvert depuis un an, c’est un outil de suivi des décisions d'orientation émises par la MDPH vers un établissement.

Le site Viatrajectoire parcours « Personnes âgées », c’est 3 espaces :

• L'espace « particulier » : la personne, sa famille ou ses aidants peuvent effectuer en ligne les démarches d'inscription et le suivi de l’état d’avancement de leurs démarches en structures d’hébergements ;
   
• L'espace « médecin libéral » : le médecin traitant remplit en ligne le volet médical et le volet autonomie du dossier d’admission de son patient et suit l’état d’avancement du dossier ;
   
• L’espace « professionnels » : les structures spécialisées (EHPAD, EHPA, USLD) travaillent de manière plus efficace pour traiter les demandes et instruire les dossiers.

Le particulier peut sélectionner les établissements répondant à ses souhaits et ViaTrajectoire l’accompagne, pas à pas, dans la réalisation d’un dossier complet.

Ce dossier est constitué de trois volets indépendants :

• un volet administratif (complété par le particulier ou sa famille ou ses aidants)
• un volet médical (à faire compléter par le médecin traitant)
• un volet autonomie (à faire compléter par le médecin traitant)

Si l'objectif est de tendre vers une dématérialisation complète de l'inscription en structures d'hébergement pour personnes âgées, une période de transition est prévue le temps d'inscrire les usages dans la pratique et dans un premier temps l'inscription via le formulaire papier restera possible. Ce service est en ligne, mis à disposition gratuitement : il assure la confidentialité et la traçabilité des données. Il permet l la fiabilité des listes d'attente et de leurs actualisations.

ViaTrajectoire : Comment ça se passe ?

1- Le particulier (personne âgée ou son entourage aidant) effectue une demande en ligne

La personne renseigne un dossier administratif. ViaTrajectoire l’accompagne, pas à pas, dans la réalisation d’un dossier complet. Après avoir complété ce volet, l’usager doit prendre RDV avec son médecin qui renseignera les parties qui lui sont destinées.

Par son moteur de recherche intelligent, impliquant critères financiers, médicaux et géographiques, ViaTrajectoire permet à l’internaute de trouver l’établissement répondant à ses besoins, indépendamment de la présence sur internet de l’établissement.

2- Le médecin traitant complète le volet médical et autonomie

Le médecin traitant accède, grâce à sa Carte de Professionnel de Santé (CPS) ou son compte AmeliPro, à une plateforme spécialement conçue à son attention : il y saisit toutes les informations relatives à la santé et à l’autonomie de son patient dans les deux volets concernés.

3- L’usager finalise sa demande

Il sélectionne les établissements répondant à ses souhaits. Il accède en permanence à la partie administrative et peut l'actualiser en quelques clics. Il suit également l’état de ses demandes et est informé en temps réel du refus ou de l’acceptation de sa demande.

4- Les structures d’hébergement réceptionnent et traitent la demande en ligne

Chaque établissement accède à un tableau de bord des demandes en cours :

• Il est informé en temps réel des demandes déjà reçues à la suite d’une admission dans une autre structure d’hébergement,
• Il accepte les demandes par un simple clic après avoir consulter le dossier, en informant par la même occasion l’usager et les autres établissements sollicités,
• Il justifie également tous les refus dans l’outil, assurant ainsi une meilleure transparence des admissions.

Un outil au service des structures d’hébergement

ViaTrajectoire simplifie considérablement la gestion des demandes d’inscription reçues en structures d’hébergement, grâce au fichier « liste d'attente » et au tableau de bord. Jusqu’à présent, les dossiers d’inscription papier n’étaient pas le réel reflet des demandes en cours au sein d’un établissement. Il était impossible de savoir si la personne âgée n’avait pas été admise entre-temps dans un autre établissement. Par conséquent, lorsqu’une place se libérait, l’établissement contactait les personnes ayant déposé un dossier d’admission, pour savoir si la demande était encore effective. Ce qui non seulement révélait une absence de visibilité sur la liste d’attente réelle, mais aussi représentait une perte de temps considérable.

Désormais, chaque établissement peut accéder, sur le site ViaTrajectoire, à un tableau de bord des demandes en cours.

Le médecin traitant, un acteur clé dans le dispositif

Le service ViaTrajectoire préserve la relation entre la personne âgée et son médecin traitant. En effet, comme par le passé, le demandeur doit se rendre chez son médecin pour l’informer de ses démarches et lui demander de remplir le volet médical et le volet autonomie. Les médecins généralistes sont donc amenés à se connecter à la plateforme ViaTrajectoire déclinée spécialement à leur attention, accessible sur connexion de leur Carte de Professionnel de Santé (CPS) ou via leur compte AmeliPro. Ils ont la possibilité de compléter les volets en présence ou non de leur patient. Les données médicales, visibles uniquement par les médecins, sont modifiables à tout moment.

Le médecin traitant du demandeur peut ajouter des documents issus de son dossier patient informatisé. A l’inverse, il peut télécharger la copie de ces volets et les enregistrer au sein de son dossier patient informatisé. Le médecin traitant accède également aux autres fonctionnalités de ViaTrajectoire : il peut s’appuyer sur l’annuaire en ligne afin de conseiller ses patients et même procéder à l’envoi du dossier à la demande d’un patient. En enregistrant son adresse électronique dans son espace dédié, le médecin traitant a la possibilité d’être averti en temps réel par email des suites données aux demandes de ses patients.

ViaTrajectoire, une meilleure connaissance du territoire et des besoins de la population

ViaTrajectoire est aussi un outil de pilotage de l’offre en établissements médico-sociaux, un enjeu pour l’ARS La Réunion et le Conseil Départemental. La Réunion est un des départements les plus jeunes de France. Pour autant, il est concerné par le vieillissement de sa population dont l’avancée en âge, corrélée à un maintien des naissances, va constituer l’essentiel de la croissance démographique dans les prochaines années. En 2050, La Réunion comptera quatre fois plus de personnes âgées de plus de 75 ans qu’en 2015 (soit 138 000 réunionnais contre 32 000) et trois fois plus de personnes âgées de plus de 60 ans en perte d’autonomie.

Parmi les nombreux travaux du Projet Régional de Santé La Réunion 2023-2033 à conduire sur la thématique du Bien vieillir à La Réunion, l’ARS avec le Conseil Départemental met en œuvre un plan de rattrapage conséquent de l’offre d’hébergement, d’accompagnement et de soins en faveur des personnes âgées autonomes et dépendantes.

L’objectif est aussi, pour les deux partenaires, de porter à la connaissance des publics l’offre d’hébergement et de soins, mais aussi de faciliter les admissions en EHPAD, ou tout autre structure répertoriée dans le répertoire FINESS.

ViaTrajectoire, le fruit d’une collaboration

Agence Régionale de Santé (ARS) La Réunion

L’ARS La Réunion est chargée du pilotage de la santé en région ainsi que de la régulation et de l’adaptation de l’offre de santé dans les champs sanitaire, médico-social et de prévention pour répondre aux besoins de la population. Pour mener à bien ses missions, elle travaille en étroite coopération avec l’ensemble des acteurs du système de santé : établissements de santé et médico-sociaux, représentants des professionnels de santé, collectivités territoriales...

L’ARS pilote et met en place le projet ViaTrajectoire, avec l’appui du GCS Tesis :

• détermination des besoins au regard du parcours des patients,
• choix de l’outil, en cohérence avec les outils existants en matière d’orientation des patients,
• impulsion du projet au plan régional,
• concertation et échanges avec les acteurs concernés,
• pilotage stratégique du projet,
• financement du déploiement de l’outil.

Le Département de La Réunion

Le Département est le chef de file de l’action sociale. A ce titre, il a participé aux ateliers pour le déploiement de cet outil numérique qui vise à faciliter l’admission en structure adaptée pour les personnes âgées. La Collectivité travaille à cet effet en étroite collaboration avec l’Agence Régionale de Santé La Réunion, et les gestionnaires d’établissements médico-sociaux. La collectivité participe ainsi activement sur ce projet via :

• les comités de pilotage pour le déploiement du projet,
• l’accompagnement des personnes âgées pour se familiariser avec cet outil numérique,
• le relais de l’information sur cet outil auprès de nos partenaires,
• la mise en œuvre de la campagne de communication autour de ce projet.

Le GCS TESIS

Le Groupement de Coopération Sanitaire TESIS accompagne les professionnels de santé de La Réunion dans la transformation numérique de leurs métiers. Cette organisation de santé publique à but non lucratif est détenue et gouvernée par les acteurs de la santé et du médico-social de La Réunion et de Mayotte, et elle est financée par l’ARS La Réunion et l’ARS Mayotte.

Le GCS TESIS agit en tant que GRADeS (Groupement Régional d’Aide au Déploiement de l’e-Santé) pour les régions de Mayotte et La Réunion. Le GCS TESIS a assuré le pilotage opérationnel du projet ViaTrajectoire.

Dans le cadre du déploiement de ViaTrajectoire, les équipes TESIS assurent les missions de :

- formation des personnels des structures d’hébergement qui utiliseront le service,

- accompagnement des médecins généralistes qui le souhaitent dans la prise en main du service par téléphone, lors de visites au cabinet ou de sessions de présentation à distance.

* Unité de Soins de Longue Durée, Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes, Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées